6 astuces pour être plus organisé et productif au travail

Entre les mails, les réunions, les interruptions des collègues ou le bruit ambiant, il n'est pas toujours facile, ni de se concentrer, ni d'être efficace dans ses tâches. L'organisation est pour moi un élément essentiel dans mon travail. Sans, je m'éparpille, stresse, panique et commets des erreurs qui me font perdre du temps inutilement.

Pour être plus sereine et éviter ce scénario, j'applique quelques astuces que j'ai peaufiné au fil du temps. Elles me permettent d'être organisée et donc plus productive.

1. Arriver quelques minutes avant au bureau

Je vous conseille d'arriver 10/15 minutes avant l'heure habituelle. Cela vous permet d'être plus serein et d'anticiper tout pépin sur la route. Personnellement, j'aime aussi arriver plus tôt car je peux prendre mon temps pour m'installer et peux entamer ma journée paisiblement, dans le calme avant l'arrivée des collègues.

2. Lecture des mails

Une fois installée, je vous conseille de checker tout de suite vos mails et votre agenda. Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur votre journée, vos priorités et vos objectifs.

Personnellement, ma boîte mail est organisée autour de dossiers et sous-dossiers. Dès qu'un mail est traité, je le range dans le dossier correspondant. J'ai ainsi une boîte mail claire et organisée.

Cette première lecture me permet également d'adapter au besoin ma "todo list" et de ne pas manquer une urgence. En général, j'en profite également pour lire les newsletters et dernières actualités juridiques.

3. Ma "Todo list"

Je vous conseille de préparer une "todo list", cela vous libérera l'esprit et vous aurez moins de chances de passer à côté de quelque chose.

Il est utile de rédiger cette "todo list" dans l'ordre des urgences et priorités. Soyez également réaliste au risque d'être frustré si vous en programmez de trop. Ne pas surcharger votre liste vous permettra également de faire face à l'imprévu.

En général, je prépare cette liste la veille au soir et la complète au besoin le matin, après la lecture de mes mails. M'appuyer sur cette liste me permet de me concentrer sur une chose à la fois et de ne pas m'éparpiller. Si je ne peux pas réaliser la tâche ou si je suis en attente d'un élément supplémentaire, je passe à la ligne suivante et y reviendrai plus tard.

J'éprouve également une réelle satisfaction à "fluorer" chaque activité réalisée. Je n'hésite pas d'ailleurs à rajouter une ligne si j'ai eu une obligation urgente ou un imprévu.

Voire ces lignes surlignées me permet de me rendre compte que j'avance petit à petit.

4. La règle des "- de 3 minutes"

Si j'ai quelque chose à faire qui me prend moins de 3 minutes, je le fais tout de suite. Dès que j'ai terminé, comme expliqué précédemment, je n'hésite pas à le rajouter sur ma liste et à le surligner.

En appliquant cette règle, vous vous rendrez compte que vous procrastinez beaucoup moins et vous vous débarrasserez de petites tâches qui, mises bout à bout, vous feront perdre énormément de temps en fin de journée ou en fin de semaine.

5. RVAM

Que ce soit une conversation entres collègues, un appel, une discussion, une réunion, il n'est pas toujours facile de se concentrer sur une seule tâche à la fois pendant un long moment.

Pour pouvoir profiter de tels instants, je vous conseille de réserver des plages RVAM dans votre agenda. Vous pouvez vous bloquer 1 ou 2 heures, une ou plusieurs fois par semaine. Ces rendez-vous avec moi-même vous permettront de pouvoir avancer sur un projet sans que vous soyez sans cesse interrompu. Pour que cela fonctionne, je ne prends plus mes appels et réserve une petite salle de réunion.

C'est souvent pendant ces laps de temps que je suis la plus productive et efficace.

Par ailleurs, je ne culpabilise pas en ce que ces plages s'organisent comme une réunion. En réunion, personne ne vient vous interrompre car vous n'êtes pas disponible. Vous verrez que ce qui vous prendrait 1 heure en open space, compte 20 à 30 minutes de moins en RVAM.

6. Rangement du courrier, des docs et mon bureau

Avoir un bureau rangé et organisé permet d'avoir l'esprit plus libre et de gagner en productivité. Vous ne perdrez pas de temps à chercher une agrafeuse ou une gomme si tout est rangé intelligemment et à sa place. Par ranger intelligemment, j'entends ranger les affaires que l'on utilise tous les jours à proximité et celles que l'on utilise qu'occasionnellement au fond du tiroir.

N'hésitez pas à ordonner votre bureau tout au long de la journée et non seulement le soir.

Au cours de la journée, il arrive que mon bureau soit complètement recouvert de dossiers, de papiers, de courriers, de brouillons etc. Quand cela devient l'anarchie, je n'hésite pas à me poser et à ranger chaque dossier à sa place, à remettre les dix stylos éparpillés dans leur pot. Je fais table rase et repars sur un bureau propre. Quand j'ai beaucoup de travaux à rendre avant la fin de la journée, je range mon bureau entre chaque activité pour gagner en productivité et en clarté.

Appliquer ces règles et astuces n'est pas toujours facile. On ne les adopte pas forcément du jour au lendemain et elles ne fonctionnent pas pour tout le monde. L'important est surtout que vous vous trouviez des astuces qui vous conviennent.

Dites-moi en commentaires quelles sont vos astuces !